Para organizar o caderno antes de uma fiscalização, consulte o guia de registo de tratamentos fitossanitários. Os modelos oficiais da DGAV estão disponíveis em Excel.
Comece pela comunicação recebida: identifique a exploração, o período, a entidade e o objeto do pedido. Prepare um índice dos documentos solicitados e atribua a cada conjunto uma pessoa que o consiga localizar. O plano oficial DGAV de 2026, revisão 02 de março descreve o controlo à produção primária. As secções seguintes ajudam a preparar a apresentação do arquivo.
DGAV, ASAE e CCDR: ler o âmbito do controlo
O artigo 54.º nacional menciona ASAE e DGAV entre as entidades de fiscalização. Para os controlos de condicionalidade, a Portaria n.º 65/2026/1 explica a integração das DRAP nas CCDR e confirma a execução dos controlos dos RLG 5, 7 e 8 pelas CCDR territorialmente competentes.
Identifique a entidade que atua no seu caso pelo documento recebido. Guarde a comunicação com a referência do processo e os contactos nela indicados. Se o seu arquivo contém correspondência antiga de uma DRAP, mantenha-a associada à campanha respetiva. Na preparação da resposta atual, utilize a identificação da entidade que emitiu o pedido.
Separe pedidos sobre tratamentos, equipamento, habilitação e apoios. Organize a resposta pela ordem solicitada, conservando uma cópia do conjunto entregue. Quando uma pergunta tiver sido esclarecida por escrito, junte essa troca ao respetivo assunto. Use o guia de contraordenações para distinguir a falta de registo da não disponibilização de documentação.
O plano de 2026 vai além do caderno
O Plano de Controlo à Produção Primária, Higiene e Uso Sustentável de Produtos Fitofarmacêuticos, atualizado em março de 2026, inclui habilitação adequada, utilização de fitofármacos e inspeção do equipamento. Na produção alimentar inclui também água usada em irrigação, tratamentos e lavagem, práticas de higiene, formação e rastreabilidade.
| Grupo de documentos | Preparação proposta |
|---|---|
| Tratamentos | Registos do período e partes que permitem identificar cada intervenção |
| Pessoas | Identificação e documentos de habilitação dos intervenientes |
| Equipamento | Referências dos equipamentos e documentação de inspeção correspondente |
| Água e higiene | Documentos associados à origem, utilização e acompanhamento na exploração |
| Rastreabilidade | Relação entre parcela, produto colhido e documentos de saída |
Os temas de controlo da tabela correspondem aos indicadores citados no plano. A coluna de preparação é uma proposta de organização. Utilize-a para distribuir o trabalho de recolha sem misturar comprovativos de pessoas, máquinas e operações na mesma pasta indiferenciada.
Fazer o registo conduzir à intervenção
No registo nacional, produto e autorização, estabelecimento de aquisição, data, dose ou concentração, volume de calda, área, cultura e finalidade são elementos expressamente indicados no artigo 17.º.
Escolha uma intervenção do período solicitado e siga a sua documentação. Localize o parte, a referência do fornecedor e a informação que identifica a parcela. Confronte os valores e as unidades. Se a intervenção veio de uma empresa, identifique o documento recebido e o contacto que pode esclarecer o trabalho. Repita o percurso nas situações que envolvem mudança de aplicador, novo prestador ou designações antigas de parcelas.
Mantenha uma lista de correspondências para nomes locais, referências documentais e titulares. Entregue-a à pessoa que prepara os ficheiros para apresentação. Se uma pergunta depender da memória de um colaborador, registe o esclarecimento com a referência da intervenção. Preserve o documento anterior e identifique a versão que incorporou a resposta.
Que acontece quando os registos estão incompletos?
A secção 8.2 do plano de 2026 prevê colheita de amostras quando as culturas já foram colhidas e existe incumprimento ou suspeita de mau uso. Entre os exemplos enumerados estão registos de aplicação inexistentes ou incompletos.
Esta previsão pertence ao procedimento de controlo de resíduos. Ao preparar os documentos, identifique quais os tratamentos e quais as colheitas a que se refere a dúvida. Reúna os antecedentes efetivamente disponíveis e descreva o percurso documental. Para as consequências da falta de registo, consulte a página sobre contraordenações.
Não complete uma intervenção apenas para fazer desaparecer um espaço em branco. Peça a quem participou no trabalho os elementos que possam esclarecer o sucedido. Guarde a pergunta, a resposta e os documentos que a acompanham. Diferencie no seu índice o registo existente, a informação recebida posteriormente e o assunto que continua pendente de esclarecimento.
Como se organiza o relatório do plano
O plano DGAV de controlo à produção primária indica uma lista de verificação específica, LV.01, e um manual de procedimentos, MP.01, para elaboração dos relatórios de controlo.
Para entidades e empresas de aplicação terrestre em zonas urbanas, de lazer e vias de comunicação, o plano PCPF-EEAT — ZULV de março de 2026 identifica a lista LV.02 e o manual MP.02. A secção 8.1 descreve estes documentos de controlo.
Organize os documentos entregues com um índice que possa ser relacionado com os assuntos do controlo. Escreva as referências de ficheiros, datas e explorações com consistência. Se um comprovativo serve vários assuntos, indique onde está guardado e em que entradas do índice é referido. Evite gerar múltiplas cópias de trabalho que depois sejam confundidas com documentos diferentes.
Na receção de um relatório, reúna cada observação com os documentos a que respeita. Distinga a descrição do que foi observado das tarefas que a equipa decidiu executar. Atribua responsável a cada tarefa e conserve o comprovativo do que foi entregue ou realizado. Preserve o texto recebido juntamente com as suas notas internas.
Empresas de aplicação e documentos do cliente
A entidade empregadora de uma empresa de aplicação conserva os registos pelo menos três anos. O profissional contratado dá ao contratante acesso ou cópia sem demora ou restrições indevidas.
Para preparar um controlo da exploração, organize os documentos recebidos de prestadores por serviço e por localização. Junte a identificação do encargo ao parte entregue. Se falta uma informação, dirija o pedido à intervenção concreta, em vez de pedir genericamente toda a campanha. Identifique o destinatário e acompanhe o retorno no seu índice de receção.
Para preparar o arquivo da empresa, mantenha a relação entre cliente, operação e cópia entregue. Faça a passagem de tarefas quando muda a pessoa que recebe os pedidos de documentação. Preserve a possibilidade de recuperar serviços de campanhas anteriores pelo titular e pela data. Use uma nomenclatura de ficheiros que não dependa exclusivamente da memória do aplicador.
Olival, citrinos e outras culturas no arquivo
O artigo 17.º exige a identificação da cultura e da finalidade da intervenção. A DGAV remete a consulta das condições autorizadas para os rótulos e para o SIFITO.
Num olival, pomar de citrinos ou conjunto de culturas distintas, mantenha as referências de cada setor reconhecíveis. Separe os tratamentos das datas de colheita e associe ambos ao mesmo local no índice de trabalho. Quando recebe um documento com uma designação abreviada da cultura, peça a correspondência com a informação utilizada para a aplicação.
Prepare também a passagem de documentos entre responsáveis por campo e por armazém. Identifique quem confirma a parcela de origem de uma colheita e quem conserva os documentos de saída. Para produtos hortofrutícolas, o guia específico de higiene deste portal desenvolve essa ligação. Reserve a página de inspeção para a preparação do conjunto solicitado pela entidade de controlo.
Ficheiros e falhas de preparação
Se o registo está em Excel, reúna o .xlsx original e os documentos a que as linhas fazem referência; a DGAV identifica o seu modelo Excel como conforme com o formato eletrónico e legível por máquina. Organize uma cópia de entrega de acordo com o pedido recebido e conserve a versão apresentada.
Uma autorização de produto não identifica o fornecedor, e uma fatura não descreve por si o tratamento executado. O artigo 17.º pede referências do produto e do estabelecimento, além dos dados da aplicação. Se falta um parte, peça ao prestador a intervenção e o período concretos. Se uma parcela mudou de nome, junte a correspondência entre as designações no índice.
Conferência antes de entregar
- Ler o pedido e identificar titular, objeto e período.
- Localizar o registo e os documentos de cada prestador envolvido.
- Rever correspondências entre parcelas, equipamentos e pessoas.
- Reunir esclarecimentos escritos junto das intervenções respetivas.
- Preparar um índice com os documentos efetivamente apresentados.
- Conservar a comunicação recebida e o comprovativo da resposta.
Faça uma leitura final a partir do ponto de vista de quem recebe: consegue perceber a que exploração e campanha pertence cada documento? As referências da resposta conduzem a ficheiros identificados? Os anexos mencionados estão no conjunto preparado? Entregue ao suplente o mesmo índice, para que consiga acompanhar uma pergunta posterior.
O prazo nacional de conservação dos registos de aplicação é de pelo menos três anos. Inclua a recuperação de campanhas anteriores na preparação do arquivo e utilize a visão geral nacional para distribuir as responsabilidades de conservação ao longo do ano.
