Esta página ajuda a organizar o circuito desde o parte de trabalho até ao arquivo: quem fornece cada informação, como relacionar documentos e como recuperar uma aplicação. Para preencher as colunas do modelo, siga o guia dos campos obrigatórios. Para uma fiscalização já comunicada, utilize a preparação de uma inspeção.
O que deve ficar documentado
O artigo 17.º identifica os elementos do tratamento e admite o registo como anexo ao caderno de campo, quando este exista. O produto deve ser identificado pelo nome comercial e número de autorização de venda; o estabelecimento de aquisição, pelo nome e número de autorização de exercício de atividade.
| Conjunto de informação | Elementos indicados no artigo 17.º | Origem a reunir na exploração |
|---|---|---|
| Produto | Nome comercial e autorização de venda | Identificação do produto e documentação de aquisição |
| Aquisição | Nome e autorização do estabelecimento | Documentos do fornecedor |
| Execução | Data, dose ou concentração e volume de calda | Parte de quem executou o trabalho |
| Alcance | Área e cultura | Identificação do local e da intervenção |
| Finalidade | Inimigo ou outra finalidade | Informação da aplicação e respetivos antecedentes |
As duas primeiras colunas resumem a lei; a terceira é uma proposta editorial para preparar a recolha. Defina um ponto de receção dos documentos e uma referência da intervenção. Ao receber um parte, confira se permite relacionar titular, local e trabalho executado antes de o juntar ao ficheiro da campanha.
O responsável pelo registo e os intervenientes
A lei dirige o regime aos utilizadores profissionais e, no artigo 17.º, obriga os aplicadores a efetuar e manter os registos. Para empresas de aplicação terrestre, o artigo 20.º atribui ao técnico responsável o dever de assegurar registos dos tratamentos e a conservação junto da entidade empregadora durante pelo menos três anos.
Na organização da exploração, escreva quem decide, quem aplica e quem recebe os partes. Identifique a pessoa que introduz os dados e a que esclarece uma anotação da operação. Use nomes reconhecíveis no índice, sobretudo quando há vários prestadores ou trabalhadores sazonais. Uma relação de papéis ajuda a encaminhar perguntas para quem conhece a intervenção.
Se uma pessoa preenche documentos de várias explorações, separe os titulares logo na receção. Mantenha uma pasta de entrada por cliente e atribua a cada documento a campanha a que respeita. Na consolidação, confira a identidade do titular e a localização antes dos restantes campos. Deixe uma relação dos documentos recebidos e das perguntas ainda em curso.
Quando o tratamento é contratado
O artigo 4.º do Regulamento de Execução (UE) 2023/564 determina que o profissional que atua por contrato dê ao contratante acesso ou cópia dos registos sem demora nem restrições indevidas. O regulamento aplica-se desde 1 de janeiro de 2026; a alteração de 2025 diz respeito à transferência para formato eletrónico antes de 2027.
Combine com o prestador a referência das parcelas e a forma de identificar o serviço nos documentos. Depois da execução, reúna a cópia recebida e associe-a ao trabalho encomendado. Se precisa de esclarecimento, envie a pergunta com a referência do tratamento. Guarde a resposta junto do documento original e identifique a versão usada no preenchimento.
Para o prestador, mantenha o arquivo do serviço ligado ao cliente e à intervenção. Para a exploração, conserve o documento recebido no histórico da parcela. A organização deve permitir encontrar a mesma aplicação a partir do serviço contratado ou da campanha, sem substituir os dados originais por uma reconstrução de memória.
Escolher a folha pelo tipo de aplicação
A DGAV distingue modelos para tratamento de superfícies, tratamento em espaços fechados e tratamento de sementes ou material de reprodução vegetal. O modelo de superfícies inclui localização, aplicador, cultura OEPP e estado fenológico BBCH, além de dados do produto, aquisição e execução.
Antes de preencher, identifique a operação a que o documento respeita. Para uma aplicação no campo, prepare a referência da superfície tratada. Para uma instalação, descreva o espaço e a operação. Para sementes, mantenha reconhecível o material e o lote. O guia de escolha dos modelos apresenta os ficheiros oficiais e a sua organização.
Mantenha o registo dos tratamentos num só lugar. Comece grátis.
Preserve as unidades tal como foram recebidas e confirme o campo de destino. Se um valor está abreviado ou sem unidade, devolva a pergunta à pessoa que o forneceu. Anote a resposta com a referência da intervenção. A folha final deve continuar ligada aos documentos de execução, incluindo esclarecimentos obtidos durante a revisão.
Relacionar o produto com a autorização
O artigo 15.º proíbe aplicações de produtos não autorizados e aplicações que desrespeitem as condições autorizadas. O manual SIFITO distingue autorizações do produto e finalidades para cultura e inimigo, com as respetivas condições.
Prepare a identificação completa do produto antes de consultar a autorização. Compare designação, tipo e número com os documentos recebidos. Ao conservar uma consulta, inclua a finalidade e a data em que a efetuou. Para interpretar uma condição, apresente ao técnico a linha completa e a situação da exploração.
No arquivo, separe o resultado consultado do parte da aplicação. O primeiro documenta a informação que foi pesquisada; o segundo descreve o trabalho executado. Relacione-os pela referência da intervenção e preserve as datas. Para percorrer os filtros e estados, utilize o guia do SIFITO.
Da nota de campo ao ficheiro consolidado
Estabeleça uma receção simples: documento, titular, campanha, parcela e pessoa que o entregou. Reúna o conjunto antes de transcrever várias intervenções. Na primeira leitura, confirme a identificação do trabalho; na segunda, verifique valores, unidades e origem da informação. Marque as questões por resolver sem preencher uma conclusão por suposição.
Mantenha um local para esclarecimentos pendentes. Cada entrada deve identificar a intervenção, a pergunta e o interlocutor. Quando chega resposta, associe-a ao parte e atualize a cópia de trabalho. Antes de distribuir o ficheiro consolidado, confira se a versão escolhida incorpora as respostas e se continua a apontar para os originais.
Se recebe documentos por vários canais, escolha uma pasta de consolidação e descreva como as mensagens relevantes chegam a ela. Preserve a informação do remetente e a ligação ao tratamento. Entregue à pessoa que substitui o responsável habitual uma nota com os locais de arquivo, o período já consolidado e os assuntos que continuam por esclarecer.
Registo eletrónico, Excel e orientação para 2027
O Regulamento de Execução (UE) 2023/564 harmoniza conteúdo e formato. O Regulamento de Execução (UE) 2025/2203 permite aos Estados-Membros dispensar a transferência para o formato eletrónico prescrito dos registos de utilizações anteriores a 1 de janeiro de 2027.
A DGAV declara o modelo Excel conforme com o requisito eletrónico e legível por máquina e recomenda assegurar esse formato a partir de 1 de janeiro de 2027. Esta é a orientação publicada pela DGAV; a existência de uma ferramenta pública deve ser analisada separadamente da obrigação de manter os registos. O guia do CC+ pelo IFAP acompanha o acesso à solução pública.
Na preparação do arquivo, conserve o ficheiro de trabalho e os documentos de origem. Ao comparar ferramentas, use uma aplicação real já documentada para avaliar a introdução, a consulta e a entrega dos dados. Peça uma amostra do resultado e confirme a correspondência entre os identificadores e as unidades antes de mudar o procedimento de toda a campanha.
Encontrar um tratamento antigo
O prazo nacional mínimo é de três anos. O artigo 53.º exige disponibilizar aos agentes fiscalizadores a documentação e os registos das aplicações quando solicitados. Prepare um índice que permita localizar o período, o titular e o local, juntamente com os documentos de terceiros que acompanham a intervenção.
Faça uma procura de exercício por uma parcela e uma data. Localize a linha, o parte, os elementos de aquisição e os esclarecimentos. Se o percurso depende de uma abreviatura pessoal, acrescente a correspondência ao índice. Ao mudar de computador ou programa, confirme a recuperação dos documentos antes de encerrar o acesso ao arquivo anterior.
Encerrar um período de trabalho
Compare os documentos de entrada com as aplicações consolidadas e assinale o que falta receber. Entregue as perguntas aos interlocutores correspondentes e preserve as respostas. Registe quem acompanhou a revisão e qual o ficheiro distribuído. Se o tratamento envolve uma empresa, confirme a relação entre a cópia entregue e o serviço identificado.
Na campanha seguinte, mantenha os nomes anteriores dos locais reconhecíveis e abra um conjunto de trabalho com o período correto. Use o guia português para ligar o arquivo dos tratamentos à habilitação, aos equipamentos e aos modelos regionais.