Pflanzenschutz-Dokumentation mit Excel: CSV zur Übergabe

Eine Ausgangsdatei festlegen

Leafwrit-XLSX-Arbeitshilfe herunterladen. Legen Sie für Ihre Saison eine Arbeitskopie an und erfassen Sie darin die tatsächlich ausgeführten Vorgänge. Benennen Sie außerdem einen eigenen Ablageort für Dateien, die Sie zur Weitergabe zusammenstellen.

Die Landwirtschaftskammer NRW verlinkt die Excel-Vorlage des Julius Kühn-Instituts. Sie beschreibt das Speichern dieser Tabelle im CSV-Format als Möglichkeit, die Anforderungen an die Maschinenlesbarkeit ab 2027 zu erfüllen. Die Tabelle enthält nach den Kammerhinweisen keine fachlichen Eingabehilfen.

Das bayerische Angebot erläutert die Seite zur Excel-Vorlage. Die LfL stellt ein Muster, ein ausgefülltes Beispiel und Hinweise zu den Feldern bereit. Wählen Sie eine Ausgangsdatei, deren Einträge Sie im Betrieb nachvollziehbar pflegen, und nehmen Sie anschließend den Export als eigenen Arbeitsschritt vor.

Strukturierte Datei und lesbare Ansicht zuordnen

Niedersachsen nennt CSV, XML und JSON als strukturierte Datenformate für die elektronische Aufzeichnung. PDF erfüllt nach diesen Hinweisen die Maschinenlesbarkeit im Sinne der Verordnung nicht. Die Landwirtschaftskammer NRW erläutert den CSV-Weg anhand der JKI-Arbeitsmappe.

Legen Sie vor der Weitergabe fest, welche Unterlage zu welchem Zeitraum gehört. Öffnen Sie zunächst einen bekannten Vorgang und vergleichen Sie anschließend dessen Werte in der gespeicherten Ausgabe. Halten Sie im Ablageverzeichnis fest, welche Datei Sie zusammengestellt haben. Wählen Sie Dateinamen, die Betrieb, Saison und Bearbeitungsstand verständlich erkennen lassen.

Die fachlichen Spalten vor jeder Umwandlung lesen

Beim Übertragen darf die Bedeutung einer Angabe nicht verloren gehen. Die LfL nennt den vollständigen Produktnamen und die Zulassungsnummer, Anwendungsdatum, Aufwandmenge, Kultur mit vorhandenem EPPO-Code, Lage und Umfang der behandelten Einheit sowie die anwendende Person. Uhrzeit und BBCH sind bei einschlägigen Zulassungsbeschränkungen erforderlich.

Nutzen Sie dafür dieses kleine Wörterbuch: Die Zulassungsnummer identifiziert das Mittel zusammen mit seinem Namen. Die Aufwandmenge beschreibt den passenden Mengenbezug. Die Ortsangabe lokalisiert die Anwendung, während der behandelte Umfang eine Größenangabe mit Einheit enthält. Der Anwender bezeichnet die ausführende Person. Prüfen Sie diese Zusammenhänge an einem gespeicherten Datensatz. Die Ausfüllanleitung führt dieselben Informationen aus der Perspektive des Eintragenden durch.

Beispiel: Ortsangabe und Umfang nach dem Speichern vergleichen

Das folgende frei erfundene Prüfbeispiel verwendet einen betrieblichen Ortsschlüssel, einen Namen und eine Mengenangabe. Es zeigt, wie derselbe Wert in Ausgangsdatei und Ausgabedatei gegenübergestellt wird.

Vergleichen Sie die ausgegebene Zeile Zeichen für Zeichen mit Ihrer Arbeitskopie. Prüfen Sie dabei die vollständigen Namen und die Einheiten. Wiederholen Sie die Gegenüberstellung für Produktidentität, Datum und Kultur. Die LfL führt diese Angaben als Bestandteile der Anwendungsaufzeichnung auf.

Schreiben Sie bei einer Abweichung das betroffene Feld und den gespeicherten Wert auf. Gehen Sie danach in die Arbeitsdatei zurück und klären Sie den Ursprung der Abweichung. Erzeugen Sie nach einer Korrektur die Ausgabe erneut. Verwenden Sie für die Weitergabe die Fassung, die Sie tatsächlich kontrolliert haben, und legen Sie den ursprünglichen Saisonbestand weiterhin geordnet ab.

So prüfen Sie eine gespeicherte Datei

Bewahren Sie zunächst die Arbeitsmappe in ihrem eigenen Format auf. Erzeugen Sie daneben die für Ihre Übergabe vorgesehene Datei. Öffnen Sie diese erneut und lesen Sie den Inhalt anhand eines bekannten Eintrags. Diese Schritte sind ein Vorschlag für die technische Selbstkontrolle. Vergleichen Sie die ausgegebenen Werte mit der ursprünglichen Eingabe.

Kontrollieren Sie, ob die Überschriften und ihre Werte noch zueinanderpassen. Achten Sie insbesondere darauf, ob Namen vollständig erscheinen und Mengen ihre Einheit behalten. Lassen Sie eine zweite Person den behandelten Ort anhand derselben Zeile erklären. Wenn sie dafür die ursprüngliche Mappe öffnen muss, notieren Sie die fehlende Erläuterung und klären Sie, ob die Übergabedatei ergänzt werden muss. Halten Sie den abgeschlossenen Vergleich bei der übergebenen Fassung fest.

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Den Jahreswechsel nicht mit der Speicherfunktion verwechseln

Die erweiterten Inhalte gelten seit 2026; die elektronische, maschinenlesbare Form wird in Deutschland ab 2027 verpflichtend. Unverzügliche Erfassung und nötige Umwandlung innerhalb grundsätzlich 30 Tagen sind davon zu unterscheiden. Wenn Sie mit einer Tabelle arbeiten, muss Ihr Ablauf diese Aufgaben zeitlich abdecken. Allein das spätere Speichern einer Saisondatei sagt nichts darüber aus, wann die einzelnen Anwendungen erstmals festgehalten wurden.

Weitere Einzelheiten stehen im Fristenleitfaden. Für die laufende Ablage empfiehlt sich ein klarer Zusammenhang zwischen Ausgangsaufzeichnung, übergebener Datei und dem betroffenen Zeitraum. Verwenden Sie nachvollziehbare Namen und halten Sie Rückfragen zur Übergabe bei den zugehörigen Unterlagen fest. Das sind organisatorische Empfehlungen, keine behaupteten amtlichen Namensregeln.

Alternativen nach ihrem belegten Angebot vergleichen

NRW bietet für Nutzer mit HIT- oder ZID-Zugang eine kostenlose Aufzeichnungsmöglichkeit im Düngeportal an und beschreibt den Import eigener Schläge aus ELAN. Das ist ein örtlicher Werkzeugweg; seine Existenz macht die hier verlinkte Mappe nicht zum Pflichtprogramm.

Das JKI beschreibt DiPAgE als kostenlose, offlinefähige Anwendung mit gerätelokaler Speicherung und Ausgaben unter anderem in CSV, JSON und PDF sowie einer Excel-kompatiblen Tabelle. Vergleichen Sie bei der Werkzeugauswahl die angebotenen Erfassungs- und Dateifunktionen mit Ihrem betrieblichen Ablauf.

Für den strukturierten Datenaustausch veröffentlicht das JKI den DiPAgE-Datenstandard v1.0.0. Auf der offiziellen Downloadseite stehen das maßgebliche JSON-Schema, eine beispielhafte XML-Abbildung und Beispiel-Exporte in JSON, XML und CSV. Das Schema heißt „PSM-Anwendungsdatensatz“ und trägt die Kennung urn:psm:anwendung-datensatz:1.0.0. Vergleichen Sie beim Austausch den Aufbau Ihrer Datei mit diesem Standard; das bloße Speichern einer Arbeitsmappe als CSV weist noch keine Übereinstimmung mit dem Schema nach.

Aufzeichnungen und Übergabeunterlagen zusammenhalten

Die Betriebsleitung muss nach § 11 Absatz 2 PflSchG die Aufzeichnungen der bewirtschafteten Flächen unter Angabe des jeweiligen Anwenders zusammenführen. Bei Anwendungen durch ein Lohnunternehmen sind nach den NRW-Hinweisen sowohl die Betriebsleitung als auch das Lohnunternehmen aufzeichnungspflichtig.

Fordern Sie daher beim Eingang fremder Unterlagen den eindeutig zugeordneten Anwendungsvorgang an. Prüfen Sie den Kundenbetrieb, die Fläche und die ausführende Person. Legen Sie das empfangene Protokoll bei der eigenen Saison ab und notieren Sie den Kontakt für Rückfragen. Vergleichen Sie beim Zusammenführen gleichartige Feldgruppen miteinander: Mittel und Zulassungsnummer, Anwendungsdatum, Kultur, Lage und behandelter Umfang. Bewahren Sie die empfangene Fassung erkennbar auf, während Sie die Daten in Ihr eigenes Journal einordnen.

Rückmeldungen bei der Ausgabefassung ablegen

Führen Sie ein kurzes Übergabeverzeichnis mit Empfänger, Versanddatum und Dateibezeichnung. Ordnen Sie Rückmeldungen derselben Ausgabefassung zu. Beschreiben Sie eine Rückfrage mit Spaltenüberschrift, Zeilenbezug und erwartetem Inhalt. Ergänzen Sie nach der Bearbeitung einen Abschlussvermerk, damit Kolleginnen und Kollegen die abgelegte Fassung eindeutig wiedererkennen.

JKI-Blätter: Kopfdaten vor dem CSV-Export zuordnen

Die JKI-Mappe enthält „drop down“ und die Blätter „Datensatz 1“ bis „Datensatz 15“. Zu einem Datensatz gehören der Kopf mit Anwender, Verwendungsart, Ortsreferenz und Kulturbezug sowie die darunterstehenden Anwendungszeilen. Ein Export nur der Maßnahmenzeilen muss diese Zuordnung erhalten. Legen Sie die ursprüngliche Mappe neben die Ausgabe und lesen Sie beide gemeinsam.

Die Ortsreferenz im Kopf wird über den passenden vorgesehenen Weg erfasst, etwa Feldblockreferenz, Koordinaten oder Flurstück. Verwenden Sie die zum Vorgang gehörende Referenz. In der Überschrift der bereitgestellten JKI-Datei steht „VO (EG) 1007/2009“. Die Rechtsgrundlage für Pflanzenschutzaufzeichnungen ist VO (EG) 1107/2009, auf die auch die Kammer verweist; übernehmen Sie die falsche Nummer nicht in Ihre eigene Ausfüllhilfe.

Kontrollieren Sie bei Fläche, Volumen und behandelter Menge jeweils Wert und Einheit. Ergänzen Sie eine fehlende Einheit anhand des tatsächlichen Vorgangs, statt sie aus einem Nachbarfeld abzuleiten. Für die Namensangabe nennt NRW den Nachnamen und bei Verwechslungsgefahr den Vornamen; das LfL-Muster hat dagegen getrennte Spalten für beide Namen.

Die Datenprüfung der JKI-Mappe ordnet die Einheitenfelder im Blatt „Datensatz 1“ diesen Listen zu. Nutzen Sie den Zellbezug, um beim Übertragen die Auswahl beim richtigen Größenfeld zu lesen.

Diese Zuordnung betrifft die verlinkte JKI-Vorlage. Sie beschreibt keine Zelladressen der separat angebotenen Leafwrit-Arbeitshilfe.